Las funciones del departamento compra respecto a la existencia
El objetivo básico de la función de compras es asegurar la continuidad del suministro de materias primas, productos sub-contratados, repuestos y reducir el costo final de los productos terminados.
En otras palabras…… el objetivo es no sólo obtener las materias primas al precio más bajo, sino que reducir el costo final del producto….o sea, comprar de forma inteligente y alineado con la estrategia, todos los materiales necesarios para la producción o la operación diaria de la empresa u organización.
Objetivos del departamento de compras:
1. Para hacer uso de materiales, proveedores y equipos al menor costo posible:
Minimizar costos de entrada aumenta la productividad y permite la rentabilidad de las operaciones. Y este punto es de suma importancia evaluar el precio constantemente.
Para la empresas grandes, la recomendación es negociar por volumen teniendo en cuenta un buen manejo del inventario. Para una pequeña empresa, lo ideal es evaluar proveedores alternativos que permitan negociar los precios.
2. Asegurar el flujo continuo de la producción:
A través de un suministro continuo de materias primas, componentes, herramientas, etc, junto con el departamento mantención.
3. Aumentar la rotación de activos:
La inversión en los inventarios se debe mantener mínimo en relación con el volumen de ventas.
4. Desarrollar una fuente alternativa de suministro:
En este punto hay que trabajar de manera inteligente y estratégica. Entonces, un buen comprador buscará otras fuentes alternativas de suministro para aumentar la capacidad de negociación, con ello, minimizamos el costo de los materiales y aumentamos la capacidad de responder a las emergencias.
5. Establecer y mantener buenas relaciones con los proveedores:
Mantener buenas relaciones con el proveedor ayuda en la evolución de una imagen favorable en todos los ámbitos.
Estas relaciones son beneficiosas para el comprador en términos de cambiar o negociar un precio razonable y poder tener un trato preferencial en caso de escasez de materiales.
6. Conseguir la máxima integración con otros departamentos de la empresa:
La función de compra está íntimamente relacionada con:
- el departamento de producción, en relación a las especificaciones y el flujo de material.
- al departamento de ingeniería para la compra de herramientas, equipos y máquinas.
- a marketing por los pronósticos de ventas y su impacto sobre la compra de materiales.
- a finanzas para mantener los niveles de materiales adecuados y estimar el capital de trabajo requerido.
- a recursos humanos para una correcta dotación de personal.
- y al mejor funcionamiento de los departamento de compra y mantención para una buena relación con los proveedores.
7. Formar y desarrollar al personal:
Aquí no estoy diciendo nada nuevo, al igual que las otras áreas, el departamento de compras está compuesto por diversos tipos de personas. La empresa debe tratar de potenciar su fuerza de trabajo mediante la capacitación.
8. Mantener un registro de datos eficiente y presentar informes de gestión cuando se requieran:
Este procesamiento de datos e informes debe ser normalizado o estandarizado, de modo que el mantenimiento de registros pueda ser facilitado para todos los interesados.
La presentación de informes periódicos de gestión de las actividades de compra, justifica la existencia independiente del departamento.
Una manera eficaz de mantenerse en la misma línea con los proveedores es compartiendo información sobre las principales transacciones.
